Speakers: être un « bon client »

Une fois n’est pas coutume, je me suis retrouvée du côté des organisateurs plutôt que des conférenciers lors de l’Open World Forum, qui se tenait du 22 au 24 septembre à Paris. J’ai été sollicité par l’organisation pour être track leader des sessions knowledge commons. Forum créée en 2008, j’avais été invitée comme speaker en 2009 et étais venu comme simple participante en 2010. Autrement dit, je connaissais déjà un peu la maison 🙂

Au niveau programme, j’ai pu faire venir deux keynotes, Ting Chen (Chair of the Wikimedia Foundation) et Mike Linksvayer (VP Creative Commons). Lors du panel de l’après-midi, j’avais invité Renata Avila (Creative Commons Guatemala), Dominique Cardon (Orange Labs) et Simon Sarrazin (Imagination for People).

Les choses se sont bien passées et mes speakers ont bien rempli leur rôle 🙂 Ceci étant, avec à l’esprit toutes ces années à donner des confs à droite et à gauche ou à participer à des panels (et à bien sûr faire des boulettes, passées et à venir) et avec cette petite expérience d’organisatrice de programme, j’ai eu envie de lister quelques uns des points qui font qu’un speaker est considéré comme un « bon client » ou un « mauvais client ».

Ca veut dire quoi déjà « bon client » ou « mauvais client » ?

En fait, ça vient d’une expérience télévisuelle. En décembre 2010, j’ai eu l’honneur de participer à « Vivement Dimanche » l’émission de Michel Drücker, invitée par Mr Bayrou. A l’issue de l’enregistrement, je discute avec le responsable qui me dit « vous voyez, tout s’est bien passé ! il n’y avait de raison d’être inquiète ! Et l’équipe a dit que vous étiez une bonne cliente ». Ckoissa ? Une bonne cliente, c’est celle qui fait ce qu’elle doit faire, sans faire de vagues: sans heurter une caméra ou déraper dans la filasse; sans faire une crise dans la loge parce qu’elle est allergique à ce produit coiffant; ou qui fait un malaise à cause du stress; ou qui tourne toujours la tête du mauvais côté par rapport à la caméra. En bref, c’est la personne qui donne du travail à l’équipe au delà de ce qu’elle pourrait espérer 🙂

Evidemment, le degré de tolérance varie grandement en fonction de la célébrité du speaker. Le big shot, qui déplace les foules, électrise la presse et fait bicher les sponsors, se voit beaucoup pardonner. C’est lui qui peut se permettre de gonfler tout le monde et de créer beaucoup de stress. De toutes façons, on lui passera tout.

Moi je parle plutôt du speaker lambda, ou lambda+. Celui qui est remplaçable.

Top 10 des situations qui font qu’un speaker n’est pas un « bon client »

1. Le speaker sollicité met plusieurs jours à répondre à chaque email

Il peut se passer des semaines avant qu’il donne une réponse définitive, positive ou négative d’ailleurs. Pendant ce temps là, l’organisateur panique, ses spots ne sont toujours pas complétés. Il hésite à solliciter d’autres speakers, et lorsqu’il le fait finit par se retrouver avec trop d’intervenants. Et doit réduire les temps d’intervention initialement proposés. Ou bien il attend le dernier moment et sollicite quelqu’un qui comprend très bien qu’il est là pour boucher les trous. En prime, l’organisateur se fait tanner par le responsable éditorial du site, qui veut saisir les bios des speakers et finaliser le programme. Grave dilemne.

2. Le speaker met deux semaines pour envoyer sa mini biographie

Ce qu’il ne sait pas est que la mini biographie doit être ajouté au programme papier, qui est envoyé à l’impression plusieurs semaines avant la conférence. L’organisateur se ronge les sangs à attendre quelque chose qui devrait être très simple de fournir. Un conférencier devrait toujours avoir un dossier tout prêt avec sa bio en français, sa bio en anglais (voire plusieurs versions) et une photo correcte.

3. Le speaker envoie, pour illustrer sa biographie, une photo de ses dernières vacances

L’organisateur pondère longuement. Ok ? pas Ok ? Finit par redemander une nouvelle photo, uniquement pour en récupérer une autre de qualité très médiocre. Excuses du speaker: « je n’ai vraiment aucune photo de qualité de moi ». Est-ce crédible ? Une ptite troisième ? Pas de réponse…. Allez, va pour la photo devant la planche à voile, ça fera style.

4. Le speaker ne renvoit pas le document autorisant à filmer son intervention

Il y a un dilemne à ce niveau. L’organisateur veut s’assurer d’être bien couvert avant la conférence en ayant tous les documents bien signés pour la diffusion de l’intervention…. dans tous les pays du monde, sur tous les supports et pour les 250 000 ans à venir. Le speaker, lui, hésite à signer par avance un document, sur lequel il n’a pas le choix de revenir, alors qu’il va peut-être complètement se planter lors de son intervention. Le dilemne créé pas mal de tensions. On voit souvent des organisateurs décider de diffuser l’enregistrement sans l’accord du conférencier ou le coincer à l’entrée de l’auditorium, lui fourrer un stylo dans les mains pour le forcer à signer, signer, signer.
Une solution intermédiaire consisterait à pondre un document permettant une rétractation ultérieure dans un délai de xx jours (en respectant ce droit de rétractation bien sûr)

5. Le speaker envoit son powerpoint à l’avance… sous forme d’un document de 25 megas !

Evidemment la boite explose car le speaker n’a pas pensé passer par un ftp. Une autre solution serait de faire un pdf et de l’alléger. Malheureusement, le speaker se contente généralement d’envoyer son powerpoint brut de fonderie. A l’organisateur de se débrouiller pour recevoir des powerpoints de 25 mb. Et encore, il ne faudrait pas qu’il se plaigne… beaucoup de speakers n’envoient tout simplement jamais leurs présentations. Sans compter sur ceux qui l’envoient dans des formats … novateurs !

6. Le jour j, le speaker n’avertit pas qu’il est bien arrivé sur le lieu de la conférence

Et pourtant, l’organisateur a bien pris soin de lui demander ses coordonnées de téléphone portable. Avec plus ou moins de bonheur. Impossible de joindre le speaker. Les minutes passent et l’heure de l’intervention arrive. Personne dans le couloir. Personne dans le coin café. Personne aux toilettes. L’organisateur sue à grosses gouttes. Il est déjà en train de réfléchir pour réorganiser tout le panel pour accomoder l’absence d’un des intervenants… et là, ô miracle, 5 mn avant l’intervention, le speaker apparait. Il papotait avec une relation. Il ne fait pas bon être cardiaque.

7. Le speaker est végétalien tendance dure

Et a oublié de le signaler auparavant ! Il est 11h30. Le déjeuner prévu est à base de spécialités bourguignonnes. Il reste 30 mn pour trouver de quoi nourrir le speaker et éviter qu’il ne tombe d’inanition l’après-midi. Il ne faudrait tout de même pas qu’il se vexe. L’organisateur reste serein en apparence, mais à l’intérieur de lui, le sucre est consommé à grande vitesse. Vite, trouver une solution.

8. Le speaker est une femme. Elle porte une longue robe échancrée

L’organisateur est atterré. Le micro prévu est un micro cravate. Normalement, il se fixe au col de la chemise …. le fixer à l’échancrure… impossible, vraiment impossible; Pas sous l’oeil des caméras. Quand au système opérationnel, le petit boitier avec pince, il se fixe habituellement au pantalon, à l’arrière et s’installe en soulevant légèrement la chemise. Et là, on l’attache à quoi ? A la culotte ? Et le fil, on le passe où. Dessus, c’est moche et on risque de se prendre les mains dedans en parlant. Dessous ? Le technicien cherche une solution pratique sous l’oeil gogenard des premiers arrivés installés aux rangs du devant. L’organisateur voit le compteur de temps qui tourne….

9. Le speaker ne s’arrête plus de parler

L’audience soufre. Le speaker suivant est en train d’envisager une attaque terroriste. L’heure du panel suivant approche. Mais les petits signes ne sont d’aucun effet. Le tableau brandit « 5 mn au delà du temps » n’est d’aucun effet. L’organisateur se lève et se met à côté du speaker en espérant qu’il s’arrêtera. Peine perdue, il continue. Terrible. Curieusement, beaucoup de modérateurs n’osent pas modérer.

10. Le speaker arrive en courant pour son intervention et repart en courant sitôt l’intervention finie

Pas de chances pour l’organisateur qui avait « vendu » une interview à la presse et qui espérait que le speaker resterait quelques heures pour « se montrer » et ainsi faire plaisir aux participants. Pire, l’organisateur avait prévu un diner VIP avec les sponsors. Ceux-ci espéraient bien en avoir pour leur argent et voir leur idôle. Pas de chance, l’idôle est déjà reparti. #fail

Voilà qui conclut mon top 10. Je me suis moi-même plus d’une fois rendue coupable de certains de ses travers. Honte. C’est promis, je ferais des efforts pour m’améliorer. En revanche, la robe trop échancrée, je n’ai jamais fait 🙂